Сотбит: SRM – система управления закупками и поставщиками, ver. 1.0.0

Сотбит: SRM

Сотбит: SRM — готовая система на базе Битрикс24 для управления закупками, поставщиками
и договорами, которая автоматизирует сбор потребностей, ускоряет согласования,
обеспечивает контроль на всех этапах и формирует единую прозрачную среду для снабжения.





 

	Ручная обработка заявок и разрозненный сбор потребностей. Закупочные заявки формируются вручную в Excel или передаются по почте. Отсутствует единый формат и централизованное хранилище данных. Менеджеры тратят время на оформление и сверку, вместо того чтобы работать с ценами, поставщиками и условиями.
	Нет прозрачности и единого информационного пространства. История взаимодействий с подрядчиками, маршруты согласования и текущий статус закупок не фиксируются централизованно. Разные участники видят процесс фрагментарно, решения принимаются точечно, контроль за исполнением и соблюдением регламентов отсутствует.
	Несогласованность между подразделениями. Разные отделы подают заявки независимо друг от друга. Процессы не синхронизированы, возникают дубли, противоречия в потребностях, несостыковки по срокам и условиям. В результате закупка затягивается, а внутренняя коммуникация требует постоянного ручного контроля.
	Слабый контроль над поставщиками и закупочными условиями. Не ведется единая история контрактов и условий. Отсутствует централизованная оценка исполнения, отклонения по срокам и качеству не фиксируются. Закупочные решения принимаются без опоры на накопленные данные, что снижает управляемость и повышает риски.
	Отсутствие контроля над лимитами и складскими остатками. Заявки подаются без учета текущего бюджета и остатков на складах. Расход превышает запланированные суммы, а согласования приходится переделывать.
	Нет системы оценки и развития поставщиков. Вся работа с контрагентами строится на текущем взаимодействии — без истории, без накопленных оценок, без анализа KPI. Надежные поставщики не выделяются, рисковые — не отслеживаются. Повторные нарушения или проблемы выявляются только при срыве сделки.
	Невозможность оперативно оценить эффективность закупок. Аналитика формируется вручную, часто уже по завершению периода. Отчеты разрозненные, не отражают полной картины. Руководству сложно принимать взвешенные решения, сравнивать показатели и управлять отклонениями.

	Работа в экосистеме Битрикс24. Модуль разворачивается внутри портала и сразу использует его встроенные механизмы: задачи, бизнес-процессы, роли, CRM, документы и отчетность. Сотрудники работают в единой системе, без дублирования интерфейсов и переключения между программами.
	Быстрый запуск — от 2 недель. Готовое решение легко адаптируется под структуру предприятия. Внедрение занимает минимальное время, а первые результаты можно получить уже в течение месяца после старта.
	Импортозамещение и соответствие требованиям РФ. Платформа полностью локализована, не использует зарубежные сервисы и отвечает требованиям по информационной безопасности. Подходит для компаний с внутренними регламентами, участием в тендерах и государственными контрактами.
	On-Premise-развертывание. Система устанавливается на инфраструктуре заказчика — данные остаются внутри компании, без передачи на внешние сервера или облака.
	Гибкая адаптация под бизнес-процессы. Роли, маршруты согласования, статусы, категории и логику закупок можно настроить без изменения кода. Решение легко вписывается в существующие процессы.
	Кастомизация и расширение функциональности. Архитектура допускает доработки под специфические задачи: нестандартные отчеты, особые сценарии согласования, интеграции с внутренними системами.
	Разовая покупка без подписки. Лицензия приобретается один раз. Клиент получает полноценный продукт без ежемесячных платежей и зависит только от себя, а не от модели аренды.
	Бесплатная техподдержка. Поддержка включена в стоимость. Специалисты помогают с настройками, отвечают на вопросы и консультируют по сценариям использования — как до, так и после внедрения.

 Функциональные возможности Сотбит: SRM


Рабочее пространство




Единый интерфейс сотрудника, где отображаются его закупки, задачи, уведомления и согласования.
Формируется персональный список дел и доступ ко всем этапам процессов, в которых он участвует.



 




Гибкая система прав доступа: можно настроить, кто имеет право инициировать закупку, согласовывать
договор, утверждать победителя или просто просматривать информацию. Права могут быть привязаны к
структуре компании или отдельным сотрудникам.

 





Встроенный визуальный конструктор маршрутов. Позволяет настраивать любые последовательности
согласований и действий. Поддерживает уведомления и постановку задач.




 Закупки




Закупка оформляется с указанием позиций, условий и сроков. При создании система проверяет
корректность периода проведения закупки, наличие хотя бы одного товара или услуги, а также заполнение
обязательных полей. Это исключает возможность создать пустую или некорректно заполненную закупку.

 




Определение участников согласования и логики маршрута под внутренние регламенты предприятия.

 





Система автоматически отправляет приглашения участникам тендера с предложением подать
коммерческое предложение. Поставщики не должны быть зарегистрированы на портале как пользователи
— достаточно ответа по уникальной ссылке.

 





Контрагенты заполняют электронную форму: цены, параметры НДС на товарные позиции, а таже, условия
поставки, сроки и любые настраиваемые поля. Предложения автоматически собираются в систему и
связываются с конкретной закупкой.

 





Автоматически формируется таблица всех полученных предложений с возможностью их сравнения по
ключевым параметрам. Удобно для анализа и обсуждения.

 





Закупщик может инициировать повторный этап торгов — участникам отправляется предложение улучшить
условия. Можно задать список компаний, допущенных к переторжке.

 





Система поддерживает переписку внутри карточки закупки. Общение происходит по настраиваемым
каналам связи будь то телефон, мессенджеры или электронная почта.

 





Централизованная база товаров, работ и услуг предприятия. Включает описание, характеристики,
категории, изображения, единицы измерения и прочие атрибуты. Поддерживается наполнение из 1С и
импорт из Excel.




 Управление договорами




Хранит все ключевые сведения: стороны, суммы, условия, товарные позиции с согласованными ценами и
привязанные закупки.




 


Поддерживаются типовые формы с автозаполнением. Можно создать настраиваемые шаблоны договоров,
чтобы ускорить оформление договоров.




 


Каждый договор проходит проверку данных ответственным лицом. Затем проводится внутреннее
утверждение и согласование с исполнителем.

 

Управление поставщиками





Работа с поставщиками осуществляется через Битрикс24, где они представлены в виде компаний.
Добавление возможно вручную или через подбор по реквизитам. Для поиска и отбора используются
стандартные фильтры и сортировка в CRM.




 


Содержит ключевую информацию по каждому контрагенту: реквизиты, категории, заключенные договоры,
поставки и историю заказов.




 


Компании можно разделять по сегментам, категориям или типам — для удобства работы и проведения
аналитики.



 Аналитика и отчетность





Визуальный инструмент для создания отчетов, графиков и дашбордов на основе всех данных системы.
Отчеты строятся по закупкам, эффективности поставщиков и другим метрикам. Поддерживаются фильтры,
группировки, экспорт и сохранение шаблонов.




 


Сотбит: SRM интегрируется с различными конфигурациями 1С. Мы обеспечиваем расширенный обмен
данными за счёт собственных разработок и команды 1С-программистов в штате. Интеграция настраивается
индивидуально с учетом особенности базы 1С, структуры данных и бизнес-процессов предприятия.




 

Документация Доступна подробная документация по настройке и использованию системы: модули, сценарии, роли, процессы.